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Idees recues
- La confusion entre sauvegarde et archivage,
extrait de l'instruction du 24 janvier 2006
98. La procédure d'archivage doit être distinguée de la procédure de sauvegarde observée régulièrement par les contribuables.
En effet, la sauvegarde intègre le plus souvent l'environnement informatique complet propre au système et selon un format qui peut être propriétaire. De la sorte, une sauvegarde ne permettra pas toujours de satisfaire aux obligations de conservation définies aux articles L. 13 et L. 102 B du livre des procédures fiscales.
99. Conformément à l'article 420-6 du plan comptable général, c'est lors de la clôture de l'exercice ou de la période comptable que la procédure d'archivage doit intervenir.
- Le stockage sur disque dur ou sur tout autre support réversible :
extrait de l'instruction du 11 janvier 2007
19. Ainsi, ne présentent pas une garantie suffisante les fichiers contenant le « double électronique » de la facture conservés sous un format qui peut faire l'objet de modification après sa constitution ou qui seraient enregistrés sur un support physique réinscriptible.
- La conservation des factures sur un système basé à l'étranger :
extrait de l'instruction du 11 janvier 2007
26. L'original de la facture n'ayant pas fait l'objet d'une transmission électronique, les fichiers du « double électronique» de cet original doivent être stockés sur le territoire français et dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l'administration.
- La numérisation des factures fournisseurs
Il reste obligatoire de conserver sous format papier les factures fournisseurs que vous recevez sous forme de papier. La numérisation ne peut remplacer cet archivage.
- Je n'archivage pas, puisque je ne risque rien :
extrait de l'instruction du 24 janvier 2006
158. Les exemples ci-après illustrent, sans être exhaustifs, les situations qui peuvent conduire à considérer que la comptabilité informatisée est irrégulière et/ou non probante:
- la présentation sous des formats non recevables (illisibles, propriétaires) des documents comptables et pièces justificatives dématérialisés, visés à l'article 54 du code général des impôts ;
- le défaut de validation des écritures comptables ou des pièces justificatives ;
- le défaut de clôture des exercices comptables ;
- le défaut de traçabilité ;
- l'absence de chronologie dans les enregistrements ;
- l'absence de permanence du chemin de révision ;
- l'insuffisance des données archivées : échantillons de données ou uniquement données agrégées (centralisation mensuelle par exemple).
Sur 7 causes de sanctions citées, 2 sont donc relatives à un archivage non conforme.